Genau deshalb ist es bitter, dass viele Vorlagen diesen Abschnitt mit Fortschrittsbalken und Sternen füllen. Die tragen keine Information.
Warum Balken und Sterne nichts sagen
Ein Balken, der zu 80 Prozent gefüllt ist, beantwortet keine einzige Frage. 80 Prozent wovon? Gemessen woran? Verglichen mit wem — mit deinen Kollegen, mit dem Markt, mit einem Ideal?
Jeder füllt diese Balken nach Gefühl, und jeder tut es anders. Der eine setzt sich bei Excel auf 90 Prozent, weil er Pivot-Tabellen beherrscht; die andere setzt sich auf 60 Prozent, obwohl sie Makros schreibt. Aus solchen Angaben lässt sich nichts ableiten.
Dazu kommt: Grafisch dargestellte Niveaus verschwinden beim maschinellen Auslesen vollständig. Was als Balken gezeichnet ist, existiert im Datensatz nicht.
Eine Einordnung in Worten löst beide Probleme auf einmal — sie ist verständlich und sie steht als Text da.
Aus der Praxis
„Skalen und Balken sind völlig uninteressant. Besser ist eine Einordnung: Anfänger, gutes Wissen, Experte. Kenntnisse schaue ich mir sehr genau an.“
Die Einordnung, die funktioniert
Drei bis vier Stufen genügen, und sie sollten für Außenstehende nachvollziehbar sein:
- Grundkenntnisse — du findest dich zurecht und kannst Standardaufgaben erledigen, brauchst aber gelegentlich Hilfe.
- Gute Kenntnisse — du arbeitest selbstständig damit, auch bei nicht alltäglichen Aufgaben.
- Sehr gute Kenntnisse oder Experte — du löst schwierige Fälle, bist Ansprechpartner für andere, kennst die Grenzen des Werkzeugs.
So steht es meistens da
EDV-Kenntnisse: MS Office ▓▓▓▓▓▓▓▓░░ SAP ▓▓▓▓▓▓░░░░ Englisch ▓▓▓▓▓▓▓░░░
So wird daraus etwas
Software: SAP MM — Experte, tägliche Anwendung seit 6 Jahren, Keyuser für die Abteilung Excel — sehr gute Kenntnisse inkl. Pivot, SVERWEIS und Datenmodell DATEV — Grundkenntnisse aus der Zusammenarbeit mit der Buchhaltung Sprachen: Deutsch — Muttersprache Englisch — verhandlungssicher (C1), tägliche Korrespondenz mit Lieferanten in Polen und Tschechien
Die zweite Fassung beantwortet, was die Balken offenlassen: wie lange, wie intensiv, in welchem Zusammenhang. „Keyuser für die Abteilung“ und „tägliche Korrespondenz“ sind überprüfbare Belege — und sie stehen als Text da, also auch im maschinell ausgelesenen Datensatz.
Konkret statt Sammelbegriff
„MS Office“ ist der häufigste und schwächste Eintrag im ganzen Abschnitt. Er kann alles bedeuten, von „ich kann einen Brief schreiben“ bis „ich baue Datenmodelle“.
Nenne stattdessen die Programme einzeln, die für die Stelle zählen — und lass weg, was selbstverständlich ist. Dass du E-Mails schreiben kannst, muss 2026 nicht mehr erwähnt werden.
Dasselbe gilt für Branchensoftware: Die genaue Bezeichnung ist wichtig, weil danach gesucht wird. „SAP“ ist ein Anfang, „SAP MM“ ist die Antwort auf eine Stellenanzeige, in der SAP MM steht.
Sprachen einordnen
Bei Sprachen gibt es eine etablierte Skala, und die solltest du nutzen: die Stufen des Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmens von A1 bis C2.
In der Praxis bewährt sich die Kombination aus umgangssprachlicher und formaler Angabe: „Englisch — verhandlungssicher (C1)“. Der erste Teil ist für Menschen, der zweite für die Einordnung.
Sei dabei ehrlich. Ein als „verhandlungssicher“ angegebenes Englisch wird im Gespräch gelegentlich geprüft, und zwar ohne Vorwarnung mitten im Satz.
Was hier nicht hineingehört
Der Kenntnisse-Abschnitt ist kein Ablageort für alles Übrige. Nicht hinein gehören persönliche Eigenschaften wie „teamfähig“ oder „belastbar“ — die werden ohnehin überlesen und verwässern einen Abschnitt, der sonst genau gelesen wird.
Ebenfalls fehl am Platz: Führerschein und Ehrenamt. Beides sind eigene Punkte, keine Kenntnisse.
Häufige Fragen
- Wie viele Kenntnisse soll ich angeben?
- Fünf bis zehn, geordnet nach Relevanz für die Stelle. Eine Liste mit dreißig Einträgen liest niemand durch und lässt vermuten, dass nichts davon besonders tief sitzt.
- Soll ich Kenntnisse angeben, die ich lange nicht genutzt habe?
- Nur mit Zeitangabe, etwa „Photoshop — Grundkenntnisse, zuletzt 2019“. Ohne diesen Zusatz entsteht eine Erwartung, die du im Gespräch nicht einlösen kannst.
- Wie gebe ich Kenntnisse an, die ich mir selbst beigebracht habe?
- Genauso wie alle anderen — entscheidend ist, was du damit kannst, nicht wo du es gelernt hast. Ein konkreter Anwendungsfall wirkt stärker als jedes Zertifikat.